Berichtigung einer Rechnung und Original der Ursprungsrechnung

Das Finanzgericht München hat mit der Entscheidung vom 19.05.2010 (3 K 1180/08) die Frage zu beantworten gehabt, ob die Berichtigung einer Rechnung für eine Leistung, die dem Rechnungsaussteller nur dann die ursprüngliche Rechnung ersetzt, wenn der Rechnungsaussteller das Original der Rechnung zurückbekommen hat und vorweisen kann.

Diese Entscheidung ist deswegen nicht ganz unmaßgeblich, weil es vermehrt Geschäftspraxis ist, Rechnungen zu scannen und die Originale sodann zu vernichten. Insbesondere im großen Unternehmen, bei Versicherungsgesellschaften etc. werden Originalbelege lediglich als Scan gespeichert, das Original selbst wird anschließend entsorgt.

Für den Fall der Änderung einer Rechnung oder Unterlage kann also das Original von der Versicherung oder dem Unternehmen nicht mehr Zug um Zug gegen Erteilung einer neuen Rechnung herausgegeben werden.

Die Rückgabe der Originalrechnung gegen Herausgabe einer neuen Rechnung entspricht in der Regel dem Ziel, zu verhindern, daß der Rechnungsempfänger aus zwei vorliegenden Originalrechnungen auch zweimal die Vorsteuer ziehen kann. Aus diesem Grund hat er das ursprüngliche Original an den Rechnungsaussteller zurückzugeben.

In dem streitigen Fall war dies nicht möglich, weil lediglich der Scan, also eine digitale Kopie vorlag und der Rechnungsaussteller nicht beweisen konnte, die Originalrechnung zurückerhalten zu haben.

Das Finanzgericht München stellte klar, daß es dazu neigt, die Ansicht zu vertreten, daß die zurückgegebene Rechnung die Rechnungsberichtigung gegenüber dem Rechnungsempfänger nur dann ersetzen kann, wenn der Rechnungsaussteller das Original der zurückerhaltenen Rechnung vorweisen kann.

Kann er das Original der zurückerhaltenen Rechnung nicht vorweisen, gilt die berichtigte Rechnung nicht als Ersatz für die erste Rechnung. Für steuerliche Zwecke ist daher der Inhalt der ersten Originalrechnung maßgeblich.

Besonders betont hat das Finanzgericht München im Übrigen die Notwendigkeit, für den Nachweis von (steuerfreien) Ausfuhrlieferungen das Original der Bestätigung der Ausgangszollstelle, welches den Sichtvermerk dieser Zollstelle enthält, vorlegen zu können. Eine gescannte Version und eine damit lediglich digitale Kopie erfülle nicht den Urkundsbeweis.

Unter steuerlichen Gesichtspunkten ist es daher zwingend erforderlich, bei der Änderung einer Rechnung das ursprüngliche Original zurückzufordern und bei Ausfuhrlieferungen darauf zu achten, daß die Unterlagen der Zollbehörde und die Sichtvermerke der Zollbehörden im Original vorliegen.