das Fahrtenbuch – Problemfall bei der Steuer

Mitarbeiter von Unternehmen, denen ein Dienstfahrzeug zur Verfügung steht und die das Fahrzeug vereinbarungsgemäß auch für Privatfahrten benutzen dürfen, haben diesen Fahrzeugvorteil mit 1 % des Brutto-Listenpreises des Neuwagens als sogenannten „geldwerten Vorteil“ wie sonstiges Einkommen zu versteuern.

1 %-Regelung versus Fahrtenbuch

Anstelle dieser sog. Ein-Prozent-Regelung kann der Mitarbeiter ein Fahrtenbuch führen, in das er neben Datum und Fahrer auch Anlaß, besuchter Kunde, Strecke und Gesamt-Kilometerstand für die Zeit vom 01.01. bis 31.12. des Jahres einträgt. Es wird dann der tatsächliche private Nutzungsumfang ermittelt. Die Fahrtenbuchregelung ist dann sinnvoll, wenn die private Nutzung deutlich unterhalb der sich nach der Pauschalregelung ergebenden 12 % liegt.

Inhalt und Form des Fahrtenbuches

Allerdings scheitert häufig auch nach jahrelanger Fahrtenbuchführung die Anerkennung dieser Berechnung der privaten Nutzung an der fehlenden „Ordnungsgemäßheit“ des Fahrtenbuches.

Sind die eingetragenen Kilometerstände nicht stimmig, fehlen Strecken, sind Daten unvollständig, verfehlt das Fahrtenbuch seinen Zweck.

Auch formale Fahrtenbuchmodalitäten sind häufig streitig und hierzu gibt es erneut einen Beschluß des BFH, der die Grenzen nochmals bestimmt:

Nach der Entscheidung vom 12.07.2011 (VI B 12/11) sind lose geführte Aufzeichnungen nicht ausreichend, um als Fahrtenbuch anerkannt zu werden. Im Streitfall gab es die handschriftlichen Aufzeichnungen des Mitarbeiters und eine hieraus angelegte Excel-Tabelle, bei denen das Gericht die Möglichkeit einer Manipulation sah. Da schon die losen Zettel nicht ausreichten, kam es dem BFH auch nicht mehr darauf an, ob sich aus der Excel-Tabelle ausreichende Aufzeichnungen ergaben.

Alle Angaben des korrekten Fahrtenbuches müssen fortlaufend und zeitnah erstellt werden und sich unmittelbar aus dem Fahrtenbuch ergeben. Das Fahrten“buch“ setzt eine gebundene, jedenfalls aber in sich geschlossene Form voraus.

elektronisch geführtes Fahrtenbuch

Wird das Fahrtenbuch elektronisch geführt, ist sicherzustellen, daß keinerlei Änderungen möglich sind oder Änderungen zwingend dokumentiert werden müssen (BFH 09.11.2005 (VI R 27/05) und 16.11.2005 (VI R 67/04)).